基于柔性管理的矩阵式扁平化组织构建思路是:立足柔性管理的思维和理念,确定电力工程项目的技术、设计、工艺、项目管理方面的标准;明确专业、灵活并附有激励性的组织形式;准确把握组织结构在电力工程项目管理,以及公司战略发展的具体定位;确立明确具体、可实现并与公司发展战略相辅相成的组织发展目标;搭建科学合理、易于开展的组织框架。基于柔性管理的矩阵式扁平化组织的构建,应围绕以下几个方面展开:
(一)明确基于柔性管理的矩阵式扁平化组织定位
1.企业定位
企业定位,主要取决于企业本身的硬性条件(如产品质量)、企业与其他机构建立关系的能力。而企业组织架构的定位,主要取决于主营业务和发展战略的需要。
随着电力工程行业的发展,施工企业需要逐步转型为综合服务电力企业,除了需要进一步提高在工程项目管理上的能力以外,还需要转变角色,实现为甲方提供工程项目管理咨询的服务。
2.基于柔性管理的矩阵式扁平化组织定位
不同于传统项目中项目总包的角色,施工企业在代甲方工程管理的角色中,一方面要承担代甲方项目管理的工作:作为甲方管理团队的延伸,代甲方行使管理职能,实施组织管理、监督落实设计单位及顾问单位的工作,推动设计有序开展;另一方面,施工企业原有的工程和设计部门,还要承担工程项目中的设计、施工等工作。
代甲方是通过为业主提供管理和服务,来实现价值体现的,因此,代甲方应是一个合格的技术和管理咨询者,需要具备足够的技术管理资质和丰富的专业项目经验。由于电力工程的独特性,代甲方需要扮演一个胜任的问题解决者和风险减低者,需要能够帮助业主解决独特工程中所面临的各种问题以及降低可能产生的风险。与此同时,在工程管理咨询服务中,企业创造力日益重要,而员工的创造力很大程度上影响了专业知识和智能技术在企业运行中发挥的作用。一方面,企业层次结构由纵向往横向转变;另一方面,信息技术的冲击,使得企业的组织结构向扁平化发展,其层次减少,规模压缩。在这一变化和调整中,施工企业代甲方管理的关系也发生了变化和调整,如图1所示。
(二)确立基于柔性管理的矩阵式扁平化组织目标
综合权衡公司发展战略和企业市场角色之后,应明确组织结构的定位,结合企业的实际经营情况和人力资源水平,确立基于柔性管理的矩阵式扁平化组织目标。以满足新型工程需要、提高公司管理水平、挖掘人力资源潜力,以及锻炼员工队伍的业务能力为目的,确立施工企业所需要提升的组织目标。
1.支撑服务专业
以具体项目目标为导向,充分集合、发挥工程前期、设计、施工等专业优势,为客户提供专业的支撑服务。具体来讲,就是要以及时、保质完成项目为目标,量化项目各阶段的具体时限要求,通过计划管理、进度管控、协调控制,按时完成项目服务。其中,工程项目管理团队,需要以业务精湛、认真负责的态度,帮助甲方客户完成工程项目管理的工作;另一方面,工程、设计单位,需要以专业的业务能力,保障具体工程项目施工的顺利进行。
2.沟通汇报畅通
在矩阵式组织中,由于双重领导、工程项目进度复杂,以及需要协调的企业及相关方很多等因素,企业内部以及对客户或者其他相关方的沟通容易产生障碍。因此,建立畅通、及时的沟通渠道,通过定期例会、不定期沟通汇报会等形式,向客户及时汇报进度、沟通问题,以提高沟通效率,保证信息交流,通常是矩阵式扁平化组织需要强化的目标。
3.客户服务满意
电力工程企业的主要职责,就是通过优质可靠的工程实现客户满意,而工程管理咨询服务的本质,是为客户服务的工作,客户满意度是最重要的绩效考评指标之一。因此,项目团队甚至电力工程企业,需要以客户需求为导向,用心服务、精益求精,及时协调处理工程项目中的种种问题,实现服务过硬、客户满意的目的。
(三)构建基于柔性管理的矩阵式扁平化组织框架
1.基于柔性管理的矩阵式组织职能
不同于在刚性管理中的岗位工作明确分工、直线式员工管理、职能化部门协作、集权式领导方式等组织结构为主的刚性组织形式,基于柔性管理的矩阵式组织职能,是在组织结构扁平化的基础上,缩减组织层级,减少不必要的中间环节,以完成项目为主要目标,以客户满意为最高追求,下放决策权,提高项目团队的业务能力和执行能力,从而增快信息传递速度,增加组织系统的应变能力和动态调控能力。
2.柔性管理的动态运用
柔性管理可在纵向和横向两个方面运用到企业经营中。
(1)在纵向上。电力工程企业根据项目的规模、要求以及进展情况,扩大或缩小投人资源的程度。同时,将原有的部门职能多层级管理模式,转变为指挥组、工作组和项目团队的三层级的扁平式管理,以提高整个企业的客户响应效率。
(2)在横向上。电力工程企业根据其战略目标、市场变化情况和内外部环境等因素,对相应的职能部门的人员、物资等资源进行协调管理,适当地缩减或者增加。
通过横向和纵向两个方面的动态管理,电力工程企业随时保持内部与外部环境动态的适应性和相对的稳定性,达到灵活管理、及时响应的目的。
3.矩阵式组织结构
矩阵式组织结构,是将负责独立项目的管理人员按横向排列,同时将职能管理人员沿纵向排列,两者交叉形成矩阵架构。
矩阵式组织结构的优点是:把组织中的横向联系和纵向联系结合起来,加强各职能部门之间的配合;把不同部门的专业人员集中在一起,有利于知识互补;激发员工潜力,最大限度地调动员工的积极性。这种组织结构具有很大的灵活性,应变迅速。
矩阵式组织结构的不足之处是:由于实行双重领导,容易由于意见分歧,造成工作上的矛盾;专项组织与职能组织的权力平衡,各项工作在时间、成本、效益等方面的平衡很难实现;加之专项小组多是临时性的,小组成员容易产生临时观念,使员工角色知觉模糊、产生不稳定感和迷茫感。izi
4.矩阵式扁平化组织总体框架与应用
配合项目经理责任制,确立以项目经理为主导,以项目工作优先的工作层级分配为重点,由项目经理负责和主导整个项目的组织、协调、推进、问题处理,以及客户日常沟通等事宜,带领整个团队达成项目目标。矩阵式扁平化组织的总体框架,如图2所示。
从图2可知,在这个矩阵式组织结构中,采取由公司领导分管负责的指挥组,负责资源总体协调、总体工作推进指导、客户方高层领导沟通;监督战略合作业务进度和客户满意度;定期听取工作组汇报,对项目推进过程的重大问题做出决策等宏观层面的工作。具体的项目执行采取项目经理责任制。由项目经理推进和监督独立的项目执行过程,协调项目中设计的各个相关公司的情况。