在编制项目沟通计划前,首先要进行W-X项目干系人分析,在本项目中,涉及的干系人比较多,不同干系人的期望、目标各不一致,在利益追逐中常会产生矛盾因此要做好这个项目,在立项之后不适宜立即着手于开编制项目各类计划,而应全面的识别项目干系人,形成一张完整的项目干系人结构图,并在此基础上做项目干系人分析,分析各项目干系人的期望目标,以便更好、更全面的进行需求分析,并且在项目管理中时着眼于项目干系人,需要进一步明确在这众多项目干系人中,哪些是属于重要的、关键的项目干系人,识别他们对制定成功的项目沟通计划有着举足轻重的作用。先通过分析,将W-X项目主要干系人罗列如下表:
项目干系人 | 项目干系人对项目的主要作用 | 项目干系人期望、目标 |
综合办公室 | 1、负责为总经理及公司其他高层提供支持与服务,负责公司级文件、档案和资料管理,负责公司的印章管理。 2、负责公司基建项目管理。 3、负责行政事务管理、后勤服务、前台、行政接待等工作。 4、负责对外公司信息发布及有关证照办理,协调组织集团重要客户(包括客户、投资人等重大利益相关者)的接待。 5、负责公司法律支持与服务,负责公司突发事件的管理。 6、根据公司领导意见,负责召集公司办公会议和其他有关会议,并检查督促会议决议的 贯彻实施。 7、负责协调集团社会公共关系;负责集团行政事务管理,总公司、各分公司来访同事的接待等。
| 项目立项,获得批准,付诸实施 组织完成规划期任务
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经营管理部
| 1、负责各主体业绩目标监控执行、经营数据统计分析、内部管理规范与流程优化。 2、负责规范公司物料分类管理、进行物料主数据的编码维护和主数据视图管理。 3、负责全面负责公司ERP 系统的日常维护营运,保障ERP 系统的高效运作,并组织进行 系统的深度开发、负责新区域ERP 系统的实施和运营维护。 4、负责进行新项目的可行性研究、参与重大资产运作项目的分析、运作及前期管理,并 协调集团内部资源支持新业务开发。
| 组织完成规划期任务
完成任务,取得成效
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财务部 | 1、负责组织公司会计核算,按规定编制内部财务报表 2、负责进行定期的财务分析,协助有关部门作好经营、生产、工程、材料消耗等成本分析,并以书面的形式将分析报告向公司经营管理小组报告 3、负责分支机构的财务管理 4、负责公司资金计划制定及资金筹措;公司资金(现金、银行资金)的投资理财管理 5、负责管理公司发票,计算并缴纳公司各种税金,办理代缴个人所得税事项
| 制订成本核算管理制度,核算产品、工程及市场成本,协助制订产品价格
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研发部 | 1、负责企业发展所需要的新产品、新材料的研究、开发,跟踪前沿技术,参与产品研发,建立专业技术平台,为企业的发展提供技术储备。 2、负责开拓性地打造公司专业技术平台;创造性地发展公司产品的应用模式;造就一流研发和工程人才;形成公司知识产权体系;在技术上处于全球同行先进地位,为客户和公司 造就高性价比的优质产品。
| 完成可行性研究,规划、设计 按期限保质、保量完成合同
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质量技术中心 | 1、负责建立健全公司的质量管理体系,促进企业质量管理水平的全面提高。 2、负责建立技术标准管理体系,提供实施质量检验的依据。
| 对研发成果、新样品进行功能、性能和可靠性的试验验证。 |
制造中心 | 1、负责根据计划部下达的生产任务组织生产,不断提升生产效率,降低生产成本。 2、负责保质保量完成公司的机加工生产任务,协助研发完成新产品试制。 3、负责生产工艺的导入和改善,对产品的生产过程提供技术支持并对生产设备进行维护、保养。 4、负责对自产产品、外购产品的维修、处理工作,缩短维护周期,满足客户需求。
| 确保产品质量 满足标准及客户要求并推动产品质量的持续改善。
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客户Y公司 | 使用项目研发的产品
| 获得所需W-Y通信设备,有效益 |
T公司W-X项目主要干系人分析表
确定主要干系人的情况后,花较多的时间在此类干系人的沟通上,确保项目的成功和被认可。本项目采取了干系人分析表对项目干系人的需求进行分析,在这个分析过程当中,需要项目主要的团队成员一起参与分析,以便使他们都能清楚的了解各个关键干系人的具体情况,提高在日后项目沟通实施时的敏感性。从而编制出合理的项目沟通计划,这样能够更加有利于项目的成功和被认可。
由于T公司机构庞大,管理层级较多,因而沟通渠道复杂,项目内部会出现信息不流通现象。来自不同背景的部门的协作工作模式需要时间磨合,在矛盾中理顺关系,解决问题,逐步提升团队的配合与协作程度。
为了实现沟通的顺畅,保证原始信息的准确与完整性,记录并保存项目过程文件,可根据W-Y项目特点,设计进行计划工作沟通的信息收集表格,如下
综合办公室 | 项目经理 | 经营管理部 | 财务部 | 研发部 | 质量技术中心 | 客户Y公司 | |
1. 确定工作沟通的具体时间、地点和人员 | |||||||
2 .确定对方已明确沟通的目的和交付物 | |||||||
3. 提醒对方准备本部门的工作计划纸件(如有) | |||||||
4. 按计划进行相关工作沟通,确定工作计划交稿时间、方式(project或excel) | |||||||
5. 复制相关电子版文档,留下电子邮件等联络方式 | |||||||
6.连同会谈纪要将工作计划末班(再次提醒交稿时间)发到该工作联系人手中,并确认 | |||||||
7. 收取工作计划 |
W-Y项目沟通计划工作信息表
项目相关人都不同程度地需要及时得到项目的各种状态信息和进展信息。而这方面沟通的方式应该包括:定期会议,其目的是要让项目相关人等通过会议得到项目执行过程与阶段性的结果,包括在项目当前时刻,花了多少时间、成本和资源,还需要花费多少时间、成本和资源等;周期性文档沟通,指项目主要负责人和相关人之间定期地以电子邮件等形式进行沟通,以保证项目实施过程中有关决策问题和管理问题的及时解决;项目组成员之间的沟通,以保证项目在实施过程中的细节问题实时解决。
沟通方式 | 信息发布责任◆ 信息需求★ | 综合办公室 | 项目经理 | 经营管理部负责人 | 财务部负责人 | 研发部负责人 | 质量技术中心负责人 | 客户Y公司 | ||
管理指令 | ◆ | ◆ | ★ | ★ | ★ | ★ | ||||
状态报告 | ★ | ★◆ | ◆ | ◆ | ◆ | ◆ | ★ | |||
变化 | ★◆ | ★◆ | ★◆ | ★◆ | ★◆ | ★◆ | ★ | |||
工作配合 | ★◆ | ★◆ | ★◆ | ★◆ | ||||||
外界建议和意见 | ◆ | |||||||||
书面 | 计划 | ● | ||||||||
合同、协议 | ● | |||||||||
状态报告 | ● | ● | ● | ● | ● | |||||
通知 | ● | ● | ||||||||
会议纪要 | ● | |||||||||
日程 | ● | 相关推荐
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