1.在A通信公司的调查分析中,A通信公司开发了EAM系统。EAM系统(Enterprise Asset Management)是A通信公司自行开发的手机APP作为应用主体,PDA等作业方式为补充,通过实现在建工程暂估转资、盘点、巡检、调拨等现场作业功能,为提高业务操作效率并促进全员资产管理提供有力帮助。该系统主要包含两个方面的功能,手机应用的系统功能主要由以下部分组成:个人资产日常管理、业务管理、安全管理。该系统从根本上把资产管理信息维护的纸质方式转变为较为高效的信息化维护方式。
A通信公司EAM系统的个人资产日常管理主要分为资产展示和资产日常管理两大模块。其中资产展示主要包括:责任人资产展示(用户为责任人的资产)及使用人资产展示(用户仅为使用人的资产)。调离部门/离职资产退回、部门内资产责任人变更、使用人资产退回、名下资产分配、资产信息修改、地图展示及定位。业务管理主要分为任务展示与查询和业务管理两大模块。其中任务展示与查询分为:
任务查询与任务展示。业务管理主要包括:在建工程暂估转固、零购资产新增、资产盘点、资产巡检、资产调拨(含部门内资产地点调拨、部门间资产调拨、地市间资产调拨)、地点信息修改。
A通信公司的EAM系统一个很重要的用途是改变以往固定资产的调拨方式。在A通信公司以前的固定资产管理要求下,由调入部门填写纸质的固定资产调拨单,经调出部门签字确认,财务部门签字审批才算完成固定资产调拨手续。在但实际工作中,这种纸质的调拨手续繁琐,落伍,效率低下,无法有效跟上A通信公司的实际需求。EAM系统实施后,结合目前人人有手机的现实,固定资产调拨变成信息流,在手机APP上方便快捷地完成了固定资产调拨。 在使用EAM系统的基础上,还可以引入RFID技术[3} oRF.是Radio Frequencyidentification的缩写,即射频识别技术,俗称电子标签。RFID射频识别是一种非接触式的自动识别技术,它通过射频信号自动识别目标对象并获取相关数据,其利用无线射频方式进行双向通信(交换数据)以达到自动识别目的,具有防水、防磁、耐高温、使用寿命长、读写距离远、标签上数据可以加密、数据存储量大、存储信息可更改、可识别高速运动物体、可同时识别多个标签、操作快捷方便等特点。
我们国家的华为公司已经有成功的案例,在华为财务总监的年度工作报告中提到,华为公司已经在其全球办公场所实施RF工D物联固定资产管理方案。2016年该方案已经做到覆盖全球52个国家、2382个场地、14万件固定资产。RF工D标签每5分钟自动上传一次位置信息,每天更新一次固定资产的使用情况。华为公司总结使用电子标签后只需要数分钟即可完成固定资产盘点,每年减少资产盘点、资产巡检的工作9000人/天。从华为公司的案例来看,我们可以看到RF工D电子标签相对于传统的无源条形码标签的明显优越性。
笔者在深入研究华为的RFID电子标签以及A通信公司个EAM}3}系统后,发现两者可以成为有益的互补,两者结合效果加倍,相得益彰。此外,有条件的企业可以把电子标签的物理地址变更信息与固定资产管理系统的地址相链接,做到实时跟新地址信息。以华为公司为例,其电子标签每五分钟上传一次物理地址,新的物理地址链接到固定资产管理系统,自动跟新,这样从根本上实施保证固定资产地址信息的准确可靠,并且通过EAM系统做好相关调拨手续。
2.从管理精细度看,笔者认为应高度重视固定资产组的管理,此外,应该把高价值低值易耗品纳入日常固定资产管理范围中。固定资产组合指由多项固定资产组成的集合,我们常见的固定资产组合有台式电脑、空调、蓄电池组。在A通信公司中,存在大量的台式电脑、空调,并且常常出现更换固定资产组其中一部分的情况,因此固定资产组的管理成为一个迫切的任务,不管理好固定资产组就无法管理好固定资产。这就要求把固定资产组做精细管理,把里面每个固定资产组单元单独进行管理,给予单独的固定资产标签号。在A通信公司的固定资产管理办法中规定公司所持有的工具、用具、备品备件、维修设备、仪器仪表等资产期限超过一年,能够带来经济利益,具有固定资产的某些特征,但由于数量众多,单价低,考虑到成本效益原则,将其确认为存货,其中仪器仪表应作为重要低值易耗品,实物比照固定资产管理。把重要的低值易耗品实物比照固定资产管理,可以说是遵循了会计实质重于形式的原则。根据固定资产的定义,现在的固定资产定义对其价值进行了模糊处理,从以往的2000元以上改为没有明确规定。对于这个新要求,笔者认为依据重要性原则,事实上对企业的固定资产管理提出了新的要求,实质上地拓宽了固定资产的管理范围。
3.应建立起固定资产全生命周期监控系统,尤其把固定资产使用中的资源再投入以及收益作为监控重点。以A通信公司为例,其已经建立起固定资产的财务核算体系,但对固定资产使用过程中的资源再投入以及收益管理较为粗放,没有精细的核算基础。笔者认为应建立固定资产生命周期监控系统,可以分为六个方面:①固定资产账面价值情况,应包含原值、折旧年限、已折年限、现值、净值等因素,主要监控固定资产财务成本情况;②维修情况,应包含维修次数、维修金额、维修明细等因素,维修维护费用作为固定资产后期投入的一个重要支出,对期后固定资产再采购、报废、效益评估具有重要的作用;③改造改良情况,应包含改造改良次数、改造改良金额、改造改良明细、改造改良时间等因素;④固定资产物理状态,应包含固定资产是在用/出租/出借/维修/改造改良/闲置/报废等因素,固定资产物理状态是对固定资产当前状态的监控,支撑企业在有限固定资产资源中做效益最大化调配使用;⑤固定资产的其他支出情况,应包含水电支出、租金支出等因素;⑥固定资产收益情况。固定资产收益情况长期受到客观数据支撑以及主管态度的闲置,是目前很多企业固定资产管理的薄弱环节。固定资产的收益情况作为直接支撑固定资产购置、扩容、再投入、报废都是最重要的数据。以A通信公司的情况,存在大量的基站,形成一个资产组,虽然基本不存在效益不好把基站拆除的情况,但是对于是否应该扩容、追加投资或者更新替换老旧设备往往依靠经验或者部分的业务量指标,不够客观也不够全面、准确,因此就有必要把固定资产的收入或者全面的业务量情况,结合固定资产全生命周期的各项板块指标情况,综合计算出固定资产的收益情况,作为固定资产全生命周期监控系统的一个重要的监控指标。